MEEST GESTELDE VRAGEN

Zoek je vraag hieronder

Algemene vragen (8)

Een gebouw met meerdere appartementen waarvan er meer dan 1 eigenaar is, dient een syndicus te beschikken. Die vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars. Daarnaast is de syndicus verantwoordelijk voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom: de lift, de tuin, de centrale hal, het dak, …

Onze diensten bevatten drie pakketten, namelijk administratief, financieel/boekhoudkundig en technisch beheer en zijn in overeenstemming met de wetten, decreten, reglementen, e.d. die betrekking hebben op mede-eigendom én met de statuten van de residentie.

Administratief beheer

  • Voorbereiding, organisatie en bijwonen jaarlijkse algemene vergadering
  • Beheer nav beslissingen algemene vergadering
  • Rapport alle activiteiten syndicus afgelopen jaar
  • Halfjaarlijks bijwonen en notuleren van vergaderingen raad van mede-eigendom (verplicht vanaf 20 kavels garages uitgezonderd)
  • Desgevallend het verdelen van de verslagen van de raad van mede-eigendom
  • Register van de verslagen van de raad van mede-eigendom bijhouden
  • Het uitwerken van de gemaakte afspraken van de raad van mede-eigendom
  • Opstellen dagorde
  • Convocatie mede-eigenaars en rechthebbenden
  • Opstellen notulen
  • Bijhouden van het register van de verslagen en het verzenden van de notulen
  • Opstellen desgevallend van een reglement van orde
  • Contractuele relaties: verzekeringspolissen, personeel, toeleveringsbedrijven, onderhoudsfirma’s, controleorganismen
  • Briefwisseling individuele mede-eigenaars m.b.t. de gemene delen, zaken en installaties
  • Jaarlijks een evaluatierapport voorleggen aan de algemene vergadering m.b.t. de geregeld verrichte leveringen
  • De vereniging van mede-eigenaars in rechte vertegenwoordigen
  • Het PID-dossier bewaren indien er een aanwezig is
  • Aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergadering, om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen m.b.t. de gemene delen te laten geworden.

Financieel en boekhoudkundig beheer (volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor verenigingen van mede-eigenaars)

  • Boekhouding voeren
  • Opstellen begroting
  • Openen residentierekeningen VME
  • Betalen van de gemeenschappelijke rekeningen
  • Omslaan van kosten over de mede-eigenaars
  • Opvraging voorschotbijdragen
  • Opvraging bijdragen reservekapitaal
  • Opstellen afrekeningen
  • Opstellen jaarrekening
  • Invordering achterstallige bijdragen.

Technisch beheer

  • Bouwkundige inspecties gebouw
  • Uitbaten en onderhoud gemeenschappelijke installaties en voorzieningen
  • Uitbesteden herstellingen occasionele defecten van installaties en voorzieningen
  • Opstellen onderhouds- en investeringsplan gemeenschappelijke bouwdelen

Dit is een authentieke akte die een Notaris opstelt, op verzoek van een persoon of een onderneming die het appartementsgebouw of de groep van gebouwen opricht. De constructie wordt ingedeeld in privatieve delen (appartement, kelder, autostaanplaats, garage, enz.) waaraan een aantal aandelen in de mede-eigendom worden toegekend en in gemeenschappelijke delen (oa. de grond waarop het gebouw is opgetrokken).

De vereniging bestaat wettelijk uit alle mede-eigenaars die samen een gemeenschap vormen die rechtspersoonlijkheid verkrijgt van zodra drie voorwaarden zijn vervuld, namelijk:

  • De wet op de mede-eigendom moet van toepassing zijn;
  • De verkoop van ten minste één kavel;
  • De overschrijving van de basisakte en van het reglement van mede-eigendom op het hypotheekkantoor.

De vereniging krijgt een eigen benaming, een (maatschappelijke) zetel, een ondernemingsnummer en een eigen vermogen. Het is de vereniging (en niet de mede-eigenaars gezamenlijk) die een bankrekening opent; brieven (van bv. leveranciers) worden aan de vereniging gericht en niet aan de leden van die vereniging, enz.

De wet op de mede-eigendom spreekt zich al langer uit over de privacy van de mede-eigenaars. Daarom vragen wij aan elke mede-eigenaar om een infofiche in te vullen. Helaas krijgen wij deze niet altijd terug.

Heb je geen infofiche bezorgd: download deze dan hier en bezorg deze terug aan info@syndicusassociatie.be

Infofiche

Er wordt een verslag opgesteld van de vergadering en dat moet aan alle mede-eigenaars worden toegestuurd binnen een week na de vergadering. De beslissingen kunnen steeds bij ons op kantoor nagekeken worden, en zijn online terug te vinden bij de documenten van uw VME. 

Heeft u poetsgerief, een nieuwe lamp, een rookdetector,… gekocht voor uw residentie? Zodra wij het bonnetje ontvangen hebben, betaalt de VME dit aan u terug. U kan hieronder het document downloaden waar u het bonnetje kan op plakken. Vul uw gegevens in en scan het opnieuw in of neem er een foto van. Stuur dit per mail door naar boekhouding@syndicusassociatie.be en wij doen zo snel mogelijk de terugbetaling.

Is er een defect aan de gemene delen? Neen, dan mag hij/zij dit niet doen. De mede-eigenaar kan het best zijn syndicus contacteren. De syndicus zal vervolgens het nodige doen om de leverancier te contacteren en zo snel mogelijk het probleem op te lossen.
Is er een defect aan de privatieve delen, dan kan de eigenaar natuurlijk wel een leverancier zelf contacteren. Twijfel je? Kijk dan even in de statuten of vraag het aan je syndicus.

Rekening houdend met de maatregelen tegen de verspreiding van het Coronavirus kunnen algemene vergaderingen niet op fysieke wijze plaatsvinden minstens tot 01/03/2021.

Gezien dit feit heeft minister van Justitie Vincent Van Quickenborne enkele tijdelijke oplossingen uitgewerkt. De nieuwe wettelijke regels zitten vervat in de zogenaamde Wet Corona – Justitie. Die is op 24 december 2020 in het Belgisch Staatsblad verschenen.

Deze Wet stelt drie pijlers voorop, wat de organisatie van algemene vergaderingen tijdens de coronacrisis betreft:

1/ Mogelijkheid tot uitstel van de algemene vergadering

De statutaire algemene vergaderingen die normaliter tussen 1 oktober 2020 en 9 maart 2021 plaatsvinden, kunnen door de syndicus worden uitgesteld tot de eerstvolgende 15-daagse periode zoals bepaald in het regelement van interne orde.

Ook de algemene vergaderingen die tijdens de eerste coronagolf niet konden plaatsvinden en op datum van 1 oktober 2020 nog niet waren gehouden vallen onder deze regeling.

In het geval van uitstel van de algemene vergadering, wordt de duur van de mandaten van de leden van de raden van mede-eigendom, de syndicus en de commissarissen van de rekeningen van rechtswege verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering. De syndicus oefent zijn bevoegdheden uit overeenkomstig de beslissingen van de laatste algemene vergadering en in overeenstemming met de laatst goedgekeurde begroting. Ook de geldigheidsduur van de door de algemene vergadering aan de raad van mede-eigendom verleende opdrachten en bevoegdheidsdelegaties wordt verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering.

U kan bij uw syndicus van AREA terecht voor vragen omtrent uw eigen AV, mocht u deze informatie nog niet ontvangen hebben.

2/ Tijdelijke versoepeling van de schriftelijke procedure

De Wet op de mede-eigendom laat toe om schriftelijk beslissingen te nemen. Normaal kan dat echter enkel mits éénparigheid van stemmen. Dat is in de praktijk weinig werkbaar. Daarom zorgt de Wet Corona – Justitie tijdelijk voor een belangrijke versoepeling.

Tot en met 9 maart 2021 kan rechtsgeldig via schriftelijke weg beslist worden wanneer de helft van de mede-eigenaars het schriftelijk stemformulier indient en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.
Enkel de ondertekende stemformulieren die binnen de drie weken na verzending van de oproeping met de post of elektronisch worden bezorgd aan de syndicus zijn geldig.

De beslissingen worden genomen met de normale meerderheden, zoals die op een fysieke algemene vergadering zouden gelden, conform art. 577-7 van het Burgerlijk Wetboek. Voor de berekening van de vereiste meerderheid worden de onthoudingen, de blanco- en de ongeldige stemmen niet beschouwd als uitgebrachte stemmen.

De syndicus stelt voor deze schriftelijke besluitvorming notulen op. Daarin staan onder meer de namen van de mede-eigenaars wier stembrieven in aanmerking zijn genomen. Per punt wordt vermeld wie heeft tegengestemd of zich heeft onthouden. 

3/ Wettelijke verankering van aanwezigheid op afstand

Een laatste belangrijke nieuwigheid is dat mede-eigenaars voortaan ook vanop afstand aanwezig kunnen zijn op een algemene vergadering (via zoom, teams, …). Opdat dit zou kunnen moet de mogelijkheid wel voorzien zijn in de oproeping.

Deze drie maatregelen moeten toelaten om de continuïteit van het goed beheer van appartementsgebouwen te waarborgen tijdens deze ongekende crisistijden. Op korte termijn laten ze alvast toe om de algemene coronamaatregelen na te leven. Dit in de hoop dat 2021 betere tijden brengt.

Voorlopig gelden de maatregelen tot en met 9 maart 2021. Ze kunnen evenwel verlengd worden door middel van een Koninklijk Besluit.

Heeft u verdere vragen? Contacteer dan uw syndicus op info@areasyndic.be.

Boekhoudkundige vragen (4)

U heeft een appartement op het gelijkvloers, moet u dan betalen voor het gebruik van de lift? Uw residentie bestaat uit meerdere blokken, moet u ook betalen voor het poetswerk van de andere blok? De verdeelsleutels van uw VME werden in eerste instantie bepaald in de basisakte. Het is mogelijk dat deze daarna werden aangepast in de loop der jaren tijdens algemene vergaderingen. U vindt terug hoe de kosten verdeeld zijn op uw afrekening die u ontvangt vlak voor de algemene vergadering plaats vindt.

Het principe: wat ten dienste staat van één mede-eigenaar is privatief. Dat waar iedereen gebruik van maakt of kan van maken is gemeenschappelijk. De omschrijving vindt u terug in de basisakte en/of het reglement van mede-eigendom. Als er twijfels bestaan, worden deze gedeelten van het gebouw of de gronden die tot het gebruik van alle eigenaars of van enkelen onder hen bestemd zijn, geacht gemeenschappelijk te zijn.

Maandelijks wordt er gevraagd een vast bedrag te storten op de zichtrekening van uw VME (en misschien in uw geval ook op een betaling op de spaarrekening voor het reservekapitaal). Hoe moet die betaling eruit zien? Deze dient gestort te worden aan

  • Naam: VME ‘naam VME
  • Adres: Adres van het gebouw
  • Bedrag: dit wordt bezorgd door uw dossierbeheerder
  • Mededeling: naam van de eigenaar van het kavel 

Het makkelijkste is dat u van deze betaling een ‘Bestendige opdracht’ maakt. Dat kan op twee manieren:

  1. U gaat naar de bank en vraagt aan het loket dit voor u in orde te maken
  2. In uw Online Banking van bijna alle banken is het mogelijk om dit in te stellen.

Hoe kun je verschillende syndici vergelijken als het gaat om prijs? We merken dat hier enige verwarring rond bestaat. De ene is van mening dat ze een goedkope syndicus hebben, de andere denkt dat hij een dure syndicus heeft terwijl ze misschien gewoon hetzelfde ereloon betalen.

Aan wat is deze verwarring dan te wijden?
Eerst en vooral moeten we een onderscheid maken tussen de gemeenschappelijke kosten en het ereloon van de syndicus. Vaak worden deze twee met elkaar verward. De gemeenschappelijke kosten zijn een verzameling van alle uitgaven van de VME. Het gaat om kosten van water, elektriciteit, liftonderhoud, poetsen en dergelijke. Het ereloon van de syndicus is slechts een onderdeel van deze gemeenschappelijke kosten.

De algemene vergadering (8)

Elke eigenaar maakt deel uit van de algemene vergadering. Dat is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom. Daar worden alle belangrijke besluiten genomen: welke werken zullen er gebeuren in de gemeenschappelijke ruimtes? Hoe worden de kosten zo laag mogelijk gehouden? Hoe worden de gemeenschappelijke ruimtes onderhouden of aangekleed? Welke veiligheidsmaatregelen wil men in het gebouw? Hoe maakt men het samenleven zo aangenaam mogelijk?

Elke eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering. Elke mede-eigenaar heeft het aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen, afhankelijk van de grootte van zijn privatief deel, gewoonlijk uitgedrukt in duizendsten of tienduizendsten.

Iedere mede-eigenaar is voor een bepaald percentage of aandeel eigenaar van deze gemene delen. Dit aandeel is verbonden aan elk privatief deel en wordt bepaald op basis van de netto-vloeroppervlakte, de bestemming of het nut en de ligging van de privatieve kavel. Het aandeel dat aan een privatieve kavel wordt toegekend is opgenomen in de statuten.

De vaststelling van de aandelen in de gemeenschappelijke delen is zeer belangrijk aangezien het verregaande gevolgen heeft. Een van de belangrijkste gevolgen betreft de bijdrage in de gemeenschappelijke lasten, alsook de toetsing van het aanwezigheidsquorum en de meerderheidsvereiste bij stemming op de algemene vergadering.

De uitnodigingen worden per brief verstuurd, tenzij u op de infofiche die u ons bezorgd heeft, heeft ingestemd om de uitnodiging via mail te ontvangen. De uitnodiging wordt normaal gesproken ten minste 15 dagen vóór de vergadering ontvangen, tenzij het reglement van mede-eigendom in een langere termijn voorziet.

Het is niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker zeer sterk aan te raden om naar elke algemene vergadering te gaan. Want daar worden beslissingen genomen die ook voor u belangrijk zijn. u kan u ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of zelfs door een vriend. Die persoon moet u dan een geschreven volmacht meegeven. U kan geen volmacht geven aan de syndicus. Ook niet als de syndicus een mede-eigenaar is. Wij raden aan om geen volmacht te verlenen aan huurders.

Iedere lasthebber mag maximaal drie volmachten aanvaarden. Er is één uitzondering dat hij wel meer dan drie volmachten mag aanvaarden. Dat is het geval wanneer hij minder dan 10% van de aandelen vertegenwoordigd bij meer dan drie volmachten.

Wie niet aanwezig kan zijn op de algemene vergadering kan zich met een volmacht laten vertegenwoordigen. Elke stemhouder kan een volmacht geven aan een lasthebber. Die vertegenwoordiger, of lasthebber, hoeft niet noodzakelijk een andere mede-eigenaar te zijn. De syndicus kan nooit als lasthebber aangeduid worden.

Volmachtformulier-2020

Volgens de wet op de mede-eigendom is het verplicht om een voorzitter aan te stellen op de algemene vergadering. Elke mede-eigenaar kan zich hiervoor kandidaat stellen en wordt vervolgens verkozen door de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars door een stemming.

Wat zijn de taken van de voorzitter?

  • Bij gebrek aan syndicus en raad van mede-eigendom kan de voorzitter de algemene vergadering bijeenroepen om een syndicus aan te wijzen;
  • Nalezen en ondertekenen van de notulen.

Indien het mandaat van de syndicus ten einde loopt en er geen nieuwe syndicus is aangesteld, zal de voorzitter het volledige dossier van de oude syndicus in ontvangst nemen, en dit binnen een termijn van 30 dagen.

Alle mede-eigenaars hebben het recht om de documenten van de geagendeerde punten van de algemene vergadering te bekijken. Het is daarnaast ook de plicht van de syndicus om een consultatiemogelijkheid te voorzien. De documenten zijn meestal raadpleegbaar op het kantoor van de syndicus na afspraak.

Technische vragen (1)

  • Liften vanaf 01/04/1984: modernisatie uit te voeren tegen uiterlijk 31/12/2014
  • Liften vanaf 01/01/1958 tot 01/04/1984: modernisatie uit te voeren tegen uiterlijk 31/12/2016
  • Liften van voor 01/01/1958: modernisatie uit te voeren tegen uiterlijk 31/12/2022

Oudere liften krijgen dus wat meer tijd om zich in regel te stellen; voor recente liften is de deadline ofwel reeds verstreken of nadert deze alvast !  De FOD Economische Zaken kan zware boetes opleggen, nà opstellen van een PV, voor overtreding van de reglementering.

Load More